manjemen

Pengertian Manajemen

Istilah atau kata “manajemen” seringkali didengar dan disebut-sebut baik dalam suatu organisasi perusahaan maupun dalam kehidupan kita sehari-hari. Jika kita membuka kamus Bahasa Inggris kata “manajemen” (management) berarti mengelola atau mengatur. Apa yang dikelola dan bagaimana mengaturnya, dapat dilihat dari beberapa pengertian manajemen di bawah ini:

• Chuck Williams (2001): Manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki kemampuan teknis).

• Murti Sumarni dan John Soeprihanto (1995): Manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya-sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam pemanfaatan yang efisien dan efektif.

Yang dimaksud dengan Efisiensi adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha, biaya, atau pemborosan yang minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi atau dapat juga dikatakan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau melakukan pekerjaan yang benar.

Sebagai ilustrasi kita ambil contoh misalnya belakangan ini banyak manajer gagal memantau salah satu hasil usaha yang sangat penting, yaitu efisiensi. Sebagai contoh Kantor Pos Pusat di Jakarta untuk mencari paket kiriman yang hilang dari Jakarta ke Surabaya melakukan 5 panggilan telpon dari divisi yang terpisah ke kantor pos Surabaya. Hal ini jelas kurang efisien. Jalan keluar yang lebih baik adalah divisi pengiriman paket menelpon langsung siapa kurir yang bertugas mengirimkan paket tersebut ke Surabaya.

Akan tetapi efisiensi saja tidaklah cukup untuk memastikan keberhasilan suatu perusahaan. Oleh karena itu, selain peduli dengan efisiensi, para manajer juga harus berusaha untuk mencapai hasil yang efektif. Selama bertahun-tahun perusahaan Chrysler Motor mengalami penurunan penjualan, pangsa pasar dan keuntungannya, walaupun mobil-mobil yang dibuatnya sudah sangat efeisien. Kemudian perusahaan tersebut melaukan inovasi baru dengan memproduksi mobil rancangan pemenang lomba yang telah dirancang ulang, sehingga menarik minat pembeli. Setelah itu Chrysler Motor mulai memperoleh kembali pangsa pasar dan keuntungannya. Ini menunjukkan bahwa Chrysler Motor berusaha untuk efektivitas, yaitu menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran organisasi.

Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen klasik secara tradisional meliputi: merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan (controlling).

• Merencanakan (planning) adalah menentukan sasaran organisasi dan sarana untuk mencpainya
• Mengorganisasikan (organizing) adalah menetapkan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa
• Memimpin (leading) adalah memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
• Mengendalikan (controlling) adalah mengawasi kemajuan pencapaian sasaran dan mengambil tindakan koreksi bilamana dibutuhkan.

Pengamatan menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen ini dengan baik adalah seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam keseluruhan fungsi manajemen.

Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.

Perubahan-perubahan dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno, sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama adalah sebagai berikut:

• Membuat sesuatu terjadi (making things happen)
• Menghadapi persaingan (meeting the competition)
• Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing people, project, & process)
• Memimpin (leading)

Fungsi-fungsi tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya. Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi merencanakan (planning) dan mengendalikan (controlling). Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah pasar global yang terus berkembang seperti saat ini. Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam ‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka perubahan yang berskala besar tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi). Terakhir, ‘memimpin’ dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah kontrak baru bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi karyawan merupakan suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada akhirnya karyawan termotivasi dan membuat suatu produktivitas yang tinggi sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.

Jenis-jenis Manajemen

Empat jenis manajer dengan pekerjaan dan tanggung jawab yang berbeda, antara lain:

1. Manajer Puncak (Top Manager)

Manajer puncak memegang jabatan seperti pemimpin eksekutif (CEO) dan pemimpin operasi (COO)dan bertanggung jawab terhadap segenap pengarahan dalam organisasi. Mereka bertanggung jawab menciptakan kondisi penting untuk perubahan juga termasuk membentuk visi dan misi jangka panjang untuk perusahaan. Manaje puncak juga wajib membantu karyawan membangun rasa tanggung jawab terhadap perusahaan. Selain itu, manajer puncak juga bertanggung jawab menciptakan budaya organisasi yang positif melalui bahasa dan tindakan, serta memperhatikan lingkungan usaha mereka.

2. Manajer Menengah (Middle Manager)

Manajer menengah memegang jabatan seperti manajer pabrik, manajer divisi, dan manajer wilayah dan bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan yang sejalan dengan rencana dan sasaran dari Top Manager, serta menetapkan strategi-strategi yang digunakan untuk mencapai sasaran. Mereka juga bertanggung jawab mengkoordinasi dan menghubungkan semua departemen dan divisi di perusahaan. Manajer menengah mengawasi dan mengelola kinerja dari sub-unit dan para manajer lini pertama. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab menerapkan perubahan atau strategi yang diciptakan Top Manager.

3. Manajer Lini Pertama (Lower Manager)

Manajer lini pertama memegang jabatan seperti manajer kantor, penyelia jaga (shift supervisor), dan manajer departemen. Mereka mengelola kinerja dari karyawan tingkat dasar. Manajer lini juga membuat jadwal rinci dan rencana operasi berdasarkan perencanaan jangka menengah dari manajemen tingkat menengah. Mereka juga melatih dan mengawasi kinerja dari karyawan non manajerial serta bertanggung jawab langsung atas produksi barang atau jasa.

4. Pemimpin Kelompok

Pemimpin kelompok adalah jenis pekerjaan manajemen yang relatif baru yang dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu aktivitas kelompok ke arah pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu kinerja kelompok, mengelola hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.

Keterampilan Manajemen

Dari tingkatan manajemen yang dibahas di atas, maka masing-masing tingkatan manajerial tersebut harus mempunyai bekal keterampilan yang diperlukan dalam menjalankan tugasnya masing-masing dalam porsi yang berbeda. Dalam hal ini manajer harus memiliki tiga keterampilan sebagai berikut:

1. Keterampilan Konsepsional (Conceptual Skills)

Top manager harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, idea, gagasan, dan saran untuk kemajuan organisasi. Kemudian gagasan tersebut dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan yang konkret. Proses penjabaran ide menjadi rencana rencana kerja disebut sebagai proses perencanaan. Keterampilan konsepsional ini sangat diperlukan bagi manajer pada tingkat-tingkat yang tinggi. Semakin tinggi tingkatan manajerial seseorang, maka semakin diperlukannya keterampilan ini.

2. Keterampilan Kemanusiaan (Human Skills)

Keterampilan kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan keterampilan teknis lainnya.

Perkembangan Teori Manajemen

Perkembangan teori manajemen terbagi menjadi tiga aliran pemikiran yaitu:

1. Aliran Klasik (Manajemen Ilmiah dan Teori Organisasi Klasik)
2. Aliran Hubungan Manusia
3. Aliran Manajemen Modern

Perkembangan awal Teori Manajemen

Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen ilmiah, yaitu Robert Owen dan Charles Babbage. Pada permulaan tahun 1800-an Robert Owen, seorang manajer pabrik pemintalan kapas di New Lanark, Skotlandia, menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Dia membuat perbaikan-perbaikan dalam kondisi kerja dan mengembangkan sejumlah prosedur kerja yang memungkinkan dalam peningkatan produktivitas. Charles Babbage, seorang professor matematika dari Inggris, adalah penganjur pertama prinsip pembagian kerja melalui spesialisasi. Setiap tenaga kerja harus diberi latihan keterampilan yang sesuai dengan setiap operasi pabrik.

Manajemen Ilmiah

Aliran manajemen klasik ditandai dengan kontribusi-kontribusi dari Frederick Winslow Taylor, Frank and Lillian Gilberth, Henry L. Gantt, dan Harrington Emerson. Di sini hanya akan dibahas manajemen ilmiah oleh F.W. Taylor.

Manajemen Ilmiah timbul sebagian karena adanya kebutuhan untuk menaikkan produktivitas. Untuk menaikkan produktivitas dicarilah cara-cara untuk menaikkan efisiensi pekerjaan. F.W. Taylor mengembangkan manajemen ilmiah ini sekitar tahun 1900-an. Taylor disebut juga sebagai ‘bapak manajemen ilmiah’ karena karyanya tersebut. Manajemen ilmiah merupakan penerapan metoda ilmiah pada studi, analisa, dan pemecahan masalah-masalah organisasi; atau juga merupakan seperangkat mekanisme ‘a bag of tricks’ untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi. Taylor mengembangkan sejumlah teknik-teknik untuk mencapai efisiensi, empat prinsip dasar tersebut adalah:

1. Pengembangan manajemen ilmiah yang sebenarnya
2. Seleksi ilmiah untuk karyawan
3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan
4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga kerja

Untuk melaksanakan prinsip-prinsip dasar tersebut, Taylor mengembangkan teknik-teknik seperti studi gerak dan waktu, pengawasan fungsional, sistem upah per-potong, diferensial, prinsip pengecualian, kartu instruksi, dan standarisasi pekerjaan dan peralatan. Manfaat yang didapat dari pengembangan teknik-teknik manajemen ilmiah ini tampak pada perkembangan teknik-teknik riset operasi, simulasi, otomatisasi dan sebagainya dalam memecahkan masalah-masalah manajemen.

Teori Organisasi Klasik

Henry Fayol (1841 – 1925), seorang industrialis Perancis, mengemukakan teori dan teknik administrasi sebagai pedoman bagi pengelolaan organisasi-organisasi yang kompleks dalam bukunya yang terkenal, Administration Industrielle et Generale. Dalam teorinya Fayol membagi manajemen menjadi lima unsur, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengawasan.

Fayol membagi operasi perusahaan menjadi enam kegiatan; teknik, komesial, keuangan, keamanan, akuntansi, dan manajerial. Henry Fayol juga membagi prinsip manajemen menjadi empat belas prinsip antara lain; pembagian kerja, wewenang, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan pengarahan, mendahulukan kepentingan umum, balas jasa, sentralisasi, rantai wewenang, order, keadilan, stabilitas staf organisasi, inisiatif, dan semangat korps.

Aliran Hubungan Manusiawi

Aliran ini muncul karena ketidakpuasan bahwa yang dikemukakan pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para manajer masih menghadapi kesulitan-kesulitan dan frustasi karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku yang rasional. Sehingga pembahasan ‘sisi perilaku manusia’ dalam organisasi menjadi penting.

Salah satu tokoh dalam aliran neoklasik ini adalah Elton Mayo (1880 – 1949). ‘Hubungan manusia’ sering digunakan sebagai istilah umum untuk menggambarkan cara dimana manajer berinteraksi dengan bawahannya. Untuk menciptakan hubungan manusiawi yang baik, manajer harus mengerti mengapa karyawan bertindak seperti yang mereka lakukan dan faktor-faktor sosial dan psikologi apa yang memotivasi mereka.

Elton Mayo dan asistennya melakukan suatu studi tentang perilaku manusia dalam bermacam situasi kerja yang sangat terkenal di pabrik Howthorne milik perusahaan Westrn Electric dari tahun 1927 sampai 1932. Mayo menemukan bahwa perhatian khusus (seperti perasaan terpilih menjadi partisipan dalam studi yang dilakukan manajemen puncak) sangat mempengaruhi usaha-usaha mereka. Phenomena ini dikenal sebagai Howthorne effect. Penemuan lainnya adalah bahwa kelompok keja informal – lingkungan sosial karyawan – juga mempunyai pengaruh besar pada produktivitas.

Aliran Manajemen Modern

Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal sebagai perilaku organisasi, dan yang kedua dibangun atas dasar manajemen ilmiah, dikenal sebagai aliran kuantitatif. Perkembangan aliran perilaku organisasi ditandai dengan pandangan dan pendapat baru tentang perilaku manusia dan sistem sosial. Tokohnya adalah Abraham Maslow, Douglas McGregor, Frederick Herzberg, dan lainnya.

Aliran kuantitatif ditandai dengan berkembangnya team-team riset operasi (operations research) dalam pemecahan masalah-masalah industri, yang didasarkan atas sukses team-team riset operasi Inggris dalam Perang Dunia ke II. Sejalan dengan semakin kompleksnya komputer elektronik, transportasi dan komunikasi, dan sebagainya teknik-teknik riset operasi menjadi semakin penting sebagai dasar rasional untuk pembuatan keputusan. Prosedur-prosedur riset operasi tersebut kemudian diformalisasikan dan disebut aliran management science.